Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring met betrekking tot de Aanwerving geeft op gedetailleerde wijze weer hoe het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe persoonsgegevens gebruikt en verzamelt, en leeft de bepalingen na van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en van de wet van 30 juli 2018, tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

  1. Welk type persoonsgegevens verzamelen wij?


Wij verzamelen een groot aantal verschillende gegevens met betrekking tot de kandidaat die nodig zijn om te evalueren of zijn/haar professionele vaardigheden overeenkomen met het profiel van de aangeboden posten.
Mitsdien zijn de gegevens en/of de categorieën persoonsgegevens die wij kunnen verwerken de volgende:

  • identificatiegegevens: naam, voornaam, postadres en e-mailadres, telefoonnummer(s);
  • gegevens over studies en opleidingen: opleidingen, diploma's, talenkennis;
  • gegevens over persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum-en plaats, nationaliteit;
  • gegevens over de tewerkstelling: graad, loongegevens, historiek van de werknemer, beroepservaring, huidige of vorige werkgever, functietitel, curriculum vitae, motivatiebrief;
  • gegevens van de vragenlijst en brieven die ons werden toegestuurd;
  • gegevens die eventueel uitgewisseld werden tussen de kandidaat en de verwerkingsverantwoordelijke, met name via e-mail, in het kader van de sollicitatie;
  • andere informatie die de kandidaat tijdens de aanwervingsprocedure vrijwillig heeft gecommuniceerd.

Wij verzamelen geen gevoelige gegevens (ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, filosofische of religieuze overtuigingen, over de gezondheid of met betrekking tot iemands seksueel gedrag), tenzij de wet dit verplicht om een post te bekomen in onze instelling. In dit specifieke geval zal de kandidaat hierover worden ingelicht en zal hij/zij uitdrukkelijk hiermee moeten instemmen.

 

  1. Hoe verzamelen wij de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden op verschillende manier verzameld:

  1. Verzending van een sollicitatie

Het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe verwerkt alle gegevens die de kandidaat verstrekt wanneer hij/zij een inschrijvingsformulier invult, hetzij door te reageren op een vacature, hetzij door spontaan te solliciteren.

  1. Telefonisch gesprek

Wanneer een kandidaat ervoor kiest bovenvermelde gegevens te verstrekken via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie aanvaardt hij/zij uitdrukkelijk dat het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe deze gegevens gebruikt om telefonisch en/of via e-mail contact met hem/haar op te nemen teneinde meer informatie te bekomen en, indien gewenst, meer informatie te verschaffen over zijn/haar professionele verwachtingen.

  1. Aanwervingsgesprek

Wanneer een kandidaat een sollicitatiegesprek met het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe aanvaardt, aanvaardt hij/zij uitdrukkelijk het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens om hem/haar op dit gesprek uit te nodigen en om hem/haar te evalueren tijdens dit gesprek, evenals om de verstrekte referenties en inlichtingen na te gaan.
Dit houdt meer bepaald in dat het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe in voorkomend geval contact opneemt met de door de kandidaat vermelde ondernemingen en/of organismen.

 

  1. Hoe gebruiken wij de persoonsgegevens?

Teneinde nieuwe medewerkers aan te werven en sollicitaties te beheren, worden de gegevens verwerkt. Dit betekent: verzameling, opslag, raadpleging, controle, analyse en stockage van deze gegevens.

Wij gebruiken de gegevens om volgende doeleinden:

  • toezien op het goede verloop van de aanwervingsprocedure;
  • de overeenstemming van de profielen met de aangeboden posten evalueren;
  • statistieken verstrekken om onze dienst te verbeteren;
  • nieuwe vacatures communiceren die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten.

In elk geval verbinden wij ons ertoe de verzamelde persoonsgegevens te verwerken enkel voor zover dit strikt noodzakelijk is om te voldoen aan de in onderhavig privacybeleid vermelde doeleinden.

 

  1. Hoelang bewaren wij de persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zolang als nodig is voor de aanwervingsprocedure van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacature(s) waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 12 maanden na het einde van het bijbehorende selectieproces waarmee het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen.

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer worden bewaard.

De kandidaten worden per e-mail 1 maand voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe vragen hun gegevens voor een nieuwe termijn van 36 maanden te behouden, zodat het OCMW hen proactief kan contacteren om een ​​vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 12 maanden enzovoort.
Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 1 maand niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

  1. Aan wie communiceren wij uw persoonsgegevens?

De gegevens van de kandidaten worden gedeeld met:

  • elke kandidaat zelf;
  • de personeelsleden van het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe die nodig zijn om de in onderhavige privacyverklaring vermelde verwerkingsdoeleinden te vervullen;
  • de onderaannemers van het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun opdrachten;
  • de overheidsinstanties, in de door de wet bepaalde gevallen.

 

  1. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

We wensen de beveiliging van uw persoonlijke gegevens te vrijwaren. Wij passen bijgevolg in dat verband in onze instelling een privacybeleid toe.

Het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe verzoekt bovendien zijn dienstverleners en derde-leveranciers altijd gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen teneinde een geschikt veiligheidsniveau te garanderen voor de bescherming van de persoonsgegevens.
De vennootschap Talentfinder, leverancier van de wervingstool, verwerkt de persoonsgegevens van de kandidaten in België. Ze worden opgeslagen in een datacentrum in Nederland.
De aanbieder van de wervingstool neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

  1. Aansprakelijkheidsbeperking

De aansprakelijk van het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe blijft beperkt tot directe schade, met uitsluiting van alle indirecte schade.

Bovendien kan het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe nooit aansprakelijk worden gesteld voor enige schade als gevolg van een onrechtmatige bewerking op de persoonsgegevens door derden (gegevensdiefstal, virussen, hacking of andere informaticamisdrijven), evenals als gevolg van een onrechtmatige bewerking door de kandidaat zelf of door een leverancier.

 

  1. Hoe kan u toegang krijgen tot de persoonsgegevens?

De kandidaat beschikt over een aantal rechten in verband met zijn persoonsgegevens:

  • Recht tot toegang tot uw persoonsgegevens
  • Recht tot rechtzetting 
  • Recht tot verwijdering
  • Recht tot verwerkingsbeperking
  • Recht tot overdraagbaarheid van de gegevens 
  • Recht tot verzet

De kandidaat heeft het recht zijn/haar toestemming terug te trekken en zich te verzetten tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens om gegronde redenen overeenkomstig de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming. Hij/zij kan te allen tijde zijn/haar recht tot rechtzetting en verwijdering uitoefenen door in te loggen op zijn/haar individueel profiel. Deze intrekking zal automatisch leiden tot een onmiddellijke en onherroepelijke verwijdering van zijn/haar persoonlijke gegevens.


Dergelijk initiatief heeft geen gevolgen op de geldigheid van de gegevensverwerkingen die uitgevoerd werden vóór de intrekking van de toestemming.

  1. Bij wie kan u terecht met vragen/klachten?

Elke kandidaat kan aan het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe een gratis kopij (eveneens in elektronische vorm) vragen van de persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben, evenals de rechtzetting of verwijdering van de gegevens die niet juist of volledig zouden zijn, of de beperking van de verwerking.

Mits verzending van een gedateerde en ondertekende aanvraag (eveneens in elektronische vorm) en de verantwoording van zijn/haar identiteit:

  • via mail: dpd@cpas.woluwe1200.be
  • per brief: OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe
    Gulledelle 98
    1200 Sint-Lambrechts-Woluwe

De antwoordtermijn is 30 dagen. Deze kan verlengd worden met één maand, gelet op de complexiteit en het aantal aanvragen. In dit geval brengen wij u hiervan op de hoogte binnen een termijn van 15 dagen vanaf de ontvangst van uw aanvraag.
Wij behouden ons het recht voor niet te antwoorden op kennelijk ongegronde of excessieve aanvragen. Uw aanvraag zal worden bewaard zolang een beroep mogelijk is.

U kan ook op elk ogenblik, als u meent dat uw rechten niet werden gerespecteerd, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: contact@apd-gba.be

 

Het is mogelijk dat dit Privacybeleid wordt gewijzigd. U kan de recentste versie van ons Privacybeleid steeds raadplegen op onze website.